N'avez-vous jamais cru au pouvoir de l'agenda? Mal. Une programmation bien faite peut vraiment vous faciliter la vie. Il vous aide à avoir une vue d'ensemble de tous les engagements et tâches que vous avez à prendre en charge et à les organiser par priorité.
Si, par contre, vous êtes accro à la liste des choses à faire, eh bien, mais attention: vous risquez de manquer certains détails fondamentaux. c'est comme ça organiser l'agenda pour le transformer en votre véritable, grand et indispensable allié.
Un allié indispensable
Inutile de vous raconter l'histoire: même si vous n'êtes pas encore un leader ou un top manager, une star ou une mère de quatre enfants, vous aurez, comme toutes les femmes d'aujourd'hui, une vie en désordre et occupé. Entre délais et rendez-vous professionnels, apéritifs et dîners entre amis dans la vie normale et appels et toasts virtuels sur rendez-vous ou zoom à l'ère du Covid-19, stages, courses, ménage, charges diverses, risques d'arriver au week-end sans même pouvoir saisir.
C'est là que votre agenda, papier (meilleur) ou numérique, est utile. Que vous l'admettiez ou non, vous en avez vraiment besoin. Si vous apprenez à organiser l'ordre du jour de la bonne manière, vous pourrez rendre ta vie un peu moins compliquée.
Tous les avantages de savoir organiser l'agenda
La première étape pour apprendre à mieux organiser l'agenda? Prenez conscience de son importance. Bref, cela peut vous aider:
- Suivez tous vos engagements et avoir un aperçu général de ce que vous devez faire en une seule journée et au cours de la semaine / du mois;
- marquez vos engagements en un seul endroit et non plus sur un millier de notes éparpillées ici et là, y compris téléphone portable, bureau, sac ou qui sait où
- N'oubliez pas les délais, rendez-vous, anniversaires, récidives diverses;
- Établir des priorités, vous permettant de comprendre quels sont les éléments les plus urgents à vérifier;
- Apportez de la couleur et enthousiasme dans ta vie. Avec les listes de tâches, vous pouvez également écrire des phrases amusantes, des citations inspirantes, les objectifs que vous souhaitez atteindre. Et vous pouvez également faire de la décoration ou du dessin.
Au fait, n'oubliez pas que mettre vos pensées sur papier est l'un des meilleurs moyens imprimer une chose dans l'esprit et de s'en souvenir. Le simple fait d'écrire un engagement vous aide donc à le mémoriser et à le focaliser.
Choisissez un modèle qui correspond à vos besoins
À ce stade, tout ce que vous avez à faire est de passer de la théorie à la pratique, en apprenant à organiser votre agenda. Mais d'abord, choisissez celui qui correspond à vos besoins: en fonction de votre travail et de vos engagements, identifiez le format qui vous permet de mieux gérer votre gestion du temps.
Par exemple, êtes-vous consultant, psychologue, avocat, esthéticienne? Ensuite, vous aurez besoin de suffisamment d'espace chaque jour pour enregistrer tous les rendez-vous individuels et leurs spécificités.
Mieux organiser l'agenda par priorité
Une fois que vous avez identifié le modèle qui vous convient, commencez à noter les engagements de la journée et de la semaine. Mais pas au hasard. Créer deux colonnes pour chaque date: urgent et pas urgent. Ensuite, mettez les entrées dans l'une ou l'autre colonne en fonction de leur importance.
À ce stade, effectuez des subdivisions. Au sein de chaque groupe, définissez des priorités. Vous pouvez attribuer un numéro à chaque poste, par ordre croissant de pertinence.
Oui, même au surligneurs, crayons de couleur ou stylos de couleur, avec un code couleur simple et qui vous permet de identifier les catégories et priorité.
Gardez une trace de l'avancement des travaux
Savoir organiser l'ordre du jour, c'est aussi suivre l'avancement des travaux. vous pouvez utiliser un code avec des symboles pour marquer ce qui a été fait, ce qui est en cours et ce qu'il vous reste à commencer. Par exemple, un carré tout noir ou une coche verte pour les tâches terminées et un carré à moitié coloré pour les travaux que vous faites.
Vous pouvez également saisir des codes pour les projets reportés, les projets annulés, les rendez-vous, etc. N'utilisez cependant pas trop de symboles, sinon vous risquez de vous perdre. Écrivez la légende sur une page de l'agenda, donc en cas de doute ou d'oubli vous ne risquez pas de vous détraquer.
Autres conseils utiles pour organiser l'agenda
Pour faciliter la lecture sépare les différents éléments agenda: vous pouvez simplement tracer des lignes ou dessiner des cadres créatifs et artistiques. Vous pouvez également utiliser des séparateurs adhésifs ou de transfert. Aussi excellent onglets.
Ensuite, utilisez des signets sympas et amusants pour trouver immédiatement la page relative à la journée en cours et bien évidemment les déplacer à la fin de la journée. Post-it et petits sacs en plastique à insérer au début ou à la fin de l'ordre du jour sont très utiles pour créer de l'espace et garder des notes importantes. Bref, si vous êtes amateur de papeterie, il vous suffit de vous faire plaisir.
Incluez également un section pour des informations utiles: le calendrier des collectes séparées, les heures d'école / maternelle / baby-sitter, les jours et heures de l'accueil du médecin, etc. Et n'oubliez pas d'en réserver pages blanches chaque mois pour prendre des notes à la volée lors d'un appel, écrire une idée impromptue, marquer un rendez-vous qui vient d'être pris.
Les listes à noter
Vous pouvez profiter des pages vierges du journal pour noter d'autres choses. Voici quelques idées:
- un tableau d'anniversaire (mieux sur une base mensuelle);
- le livres à lire et des films à voir;
- livres lus pour recommander;
- les prochains objectifs que vous souhaitez atteindre;
- idées de cadeau pour les anniversaires et les cadeaux;
- les belles choses que vous aimeriez acheter;
- les activités que vous aimeriez faire;
- les personnes que vous souhaitez contacter;
- le de nouveaux projets que vous aimeriez faire.
