Nous écrivons tous maintenant plusieurs courriels par jour: voici comment le faire en respectant les bonnes règles de la nétiquette
Les destinataires
Il faut également porter une attention particulière aux destinataires des e-mails: ceux qui sont saisis dans le champ «À:» sont les parties directement intéressées, qui sont censées répondre à la demande, tandis que dans «Cc:» ceux qui ne doivent "prendre note" de la communication. Répondre à un e-mail lorsque vous êtes uniquement dans Knowledge Copy n'est pas très poli car vous répondez sans qu'on vous le demande; au cas où vous deviez le faire, c'est une bonne idée de vous excuser et d'en expliquer la raison. Par exemple, nous pouvons répondre à la place d'un collaborateur ou d'un collègue qui est absent du bureau, ou lorsqu'il est par erreur remis en cause sur une question dont nous sommes directement responsables.
Vie privée
Il est judicieux de préserver la confidentialité des expéditeurs / destinataires, en supprimant l'adresse e-mail de l'expéditeur du texte (si vous transférez un e-mail alors que le destinataire ne connaît pas l'expéditeur d'origine) et en utilisant le Cci (ou Cci, c.-à-d. copie carbone invisible) si vous devez envoyer le même message à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas.
L'en-tête et les salutations
En général, les e-mails sont moins formels que les lettres papier, nous pouvons donc éviter les formules à haute voix telles que Cher, Cher, etc. Cependant, quand il s'agit de correspondance d'affaires ou d'étude, il est poli d'utiliser au moins un "Gentil". De même, dans les salutations, nous pouvons éviter "Nous saisissons cette occasion pour étendre la vôtre vraiment", mais utilisez des formules de respect plus concises. comme "Salutations Cordiali". Rappelons-nous également que tous les éléments de communication non verbale manquent dans les courriels, et que le risque d'être mal compris est par conséquent très élevé: à ce stade, un plus merci mieux que d'être arrogant!
Façonner
La plus grande informalité du médium permet également de s'exprimer plus librement dans le texte: pas de formules ou d'expressions notariales, des expressions telles que «10 h». - beaucoup mieux le 10 ou 10 mai de ce mois - etc. De plus, une utilisation plus informelle de «vous» est également autorisée lorsque nous parlons à un collègue ou à un fournisseur, même si nous ne l'avons jamais rencontré en personne. Si, par contre, on dit généralement «elle» au destinataire du mail, on continue de le faire par écrit, mais on évite les majuscules dans les pronoms qui sonnent un peu trop «à l'ancienne».
Les pièces jointes
De nos jours, la plupart des boîtes aux lettres peuvent recevoir des fichiers très volumineux, mais nous sommes souvent connectés via des réseaux mobiles et le téléchargement d'un pdf de 10 mégapixels peut prendre beaucoup de temps. Dans ces cas, nous pouvons compresser les pièces jointes avec des programmes adaptés - en nous assurant toujours à l'avance que le destinataire est en mesure de les utiliser - ou utiliser des services d'envoi tels que We Transfer, en insérant un simple lien de téléchargement dans l'e-mail. Rappelez-vous toujours que les fichiers joints sont préférables pour avoir des noms assez courts qui ne contiennent pas de caractères spéciaux tels que la ponctuation, car ils peuvent créer des problèmes de transcodage d'un système à un autre.
La réponse
En gros, c'est une bonne idée de toujours répondre à un email, au moins pour donner une confirmation d'avoir eu lieu, surtout si cela est explicitement demandé: il faut toujours garder le même sujet ("topic") pour préserver un ordre structure historique des messages envoyés et reçus, les "accrochant" les uns après les autres, évitant éventuellement d'envoyer un nouveau message pour un sujet déjà en discussion. Parfois il est utile ou nécessaire de demander au destinataire d'un mail une confirmation de la réception du message, sorte d'accusé de réception: comme ce n'est pas toujours indispensable, on évite d'activer cette option sans discernement car elle pourrait devenir gênante. Le cas échéant, nous utilisons l'option Répondre à tous, qui vous permet de recevoir le message avec d'autres destinataires en copie, afin qu'ils puissent partager les réponses de ce petit groupe de discussion.
Pourriel
Souvent, vous ne réalisez pas que vous «péchez» du spam même sans l'avoir prémédité, peut-être dans les affres de l'enthousiasme de faire connaître votre produit ou service ou d'ouvrir une nouvelle entreprise, et de vous retrouver à envoyer un message publicitaire sans distinction à tous adresses connues. Il s'agit d'un exemple classique de spam, qui - sous toutes ses formes - est très mal vu par les autres utilisateurs du réseau: c'est en fait l'un des moyens les plus incorrects et grossiers de se faire connaître, ce qui produit souvent un effet négatif, à savoir exactement le contraire de ce qui était attendu.
Relisez, toujours et dans tous les cas
Que notre destinataire soit un ami, un collègue, un fournisseur ou un client important, la même règle s'applique toujours: relire le texte de l'email au moins deux fois, pour remarquer les fautes de frappe et - surtout - pour vérifier si ce que nous avons écrit est clair et ne se prête pas à des malentendus. Il s'agit d'une action obligatoire qui, si elle est oubliée, risque dans certains cas de nous coûter très cher.
